Neues BMF-Schreiben zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften.

Aufgrund der technischen Weiterentwicklung von modernen Registrierkassen ist das BMF-Schreiben vom 09.01.1996 zum "Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen" inhaltlich grundlegend überarbeitet worden. An seine Stelle tritt das mit Datum 26.11.2010 veröffentliche BMF-Schreiben zur "Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften" (IV A 4 - S 0316/08/10004-07).

Im Kern fordert das BMF-Schreiben, dass Geschäftsvorfälle, die mit "Geräten" (verstanden werden hierunter Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler) erfasst bzw. verarbeitet wurden, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden müssen (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. 

Soweit ein Gerät bauartbedingt den in dem BMF-Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31.12.2016 (unter bestimmten Voraussetzungen) in seinem Betrieb weiterhin einsetzt.