Die im Zuge der Corona-Krise geltenden Kontaktbeschränkungen und Abstandsregeln beeinflussen auch in hohem Maß die Durchführung von notwendigen IT-Prüfungen. Eine Prüfung vor Ort ist aufgrund dieser Beschränkungen häufig nicht mehr möglich.Um dennoch die erforderlichen IT-Prüfungen durchführen zu können, hat die IT AUDIT ihr Prüfungsvorgehen in der Art umgestaltet, dass die Prüfungen nun in Form von Video- oder Telefonkonferenzen stattfinden. Damit die Prüfung reibungsarm ablaufen kann, ist die enge Abstimmung mit dem Mandanten sowie die Beachtung verschiedener technischer und organisatorischer Aspekte wesentlich.
- Wie auch bei Prüfungen vor Ort sollte die Anforderung aller für die Prüfung benötigten Unterlagen mit ausreichendem Vorlauf erfolgen.
- Eine Auflistung aller Prüfungsthemen mit Festlegung des Prüfungsvorgehens (z.B. Unterlagen, Interview, Systemsichtung, etc.) kann durch den Mandanten um die Verantwortlichen für jedes Prüfungsthema, deren Kontaktdaten sowie möglichen Terminvorschlägen ergänzt werden. Berücksichtigen Sie hierbei, dass auch Mitarbeiter des Mandanten im Home-Office arbeiten und nicht alle Unterlagen zur Verfügung haben oder ggf. nicht an Video-Konferenzen teilnehmen möchten.
- In Abstimmung mit dem Mandanten wird dann das für die Videokonferenz benötigte Tool (z.B. MS Teams, Skype, Zoom, usw.) unter Beachtung von Datenschutz- und Lizensierungsaspekten ausgewählt. In der Regel reicht die Internetanbindung auch aus dem Home-Office heraus für Videokonferenzen mit bis zu 10 Teilnehmern.
- In der bisherigen Praxis hat es sich gezeigt, dass einzelne Termine nicht länger als 1 - 1,5 Stunden dauern bzw. bei längeren Terminen ausreichende Pausen eingeplant werden sollten. Und es sollten nur die benötigten Ansprechpartner an den Telefon- oder Videokonferenzen teilnehmen, da sich die Kommunikation mit zunehmender Teilnehmeranzahl schwieriger gestaltet.
Die Besprechung von Unterlagen und notwendige Systemsichtungen können durch die „Bildschirm teilen“ Funktion der Videokonferenzanwendung erfolgen. Alternativ können Sichtungen in SAP oder Navision auch unabhängig von Terminen mit einem eigenen Systemzugang durchgeführt werden. Durch den Einsatz von mobilen Endgeräten kann dann beispielsweise auch eine Begehung der lokalen Serverräume stattfinden.Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die Durchführung einer IT-Prüfung per Videokonferenz ausgesprochen effizient sein kann, wenn sich beide Seiten gut vorbereiten. Sicher werden die Reise- und Kontaktbeschränkungen noch eine Weile anhalten. Es lohnt sich also, sich intensiv mit entsprechenden Werkzeugen und Ansätzen auseinander zu setzen. Und vielleicht kann dieser Prüfungsansatz auch in Zukunft die Vor-Ort-Präsenz auf ein Minimum reduzieren, ohne dass hierunter die Qualität der Prüfung leidet. Auf diese Weise könnten die Prüfungen flexibler durchgeführt und Reisezeiten und -kosten reduziert werden.