Metadaten sind Informationen, die wiederum andere Informationen (z.B. ein Dokument) beschreiben. Es kann sich z.B. um das Eingangsdatum, den Absender, den Ersteller, das Aktenzeichen, das Ausgangsdatum oder den Dokumenttyp handeln. Welche Informationen als Metadaten ein Dokument beschreiben sollen, muss für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bzw. Workflowmanagementsystem (WMS) festgelegt werden.