Workflow Management Systeme (WFMS) sind Steuerungs- und Automatisierungssysteme für Arbeitsabläufe, insbesondere von Geschäftsprozessen. Bei der Automatisierung eines Geschäftsprozesses bzw. des Workflows werden Dokumente oder Informationen unter Berücksichtigung von Regeln über die Arbeitsschritte von einem Beteiligten zum nächsten zur weiteren Bearbeitung weitergereicht. Das WFMS dient dabei der Koordinierung eines Bearbeitungsvorgangs unter Berücksichtigung des Aufbaus und der Ablauforganisation eines Unternehmens.

Als "Workflow Application" bezeichnet man ein Programm oder eine Gruppe von Programmen, die die Überwachung und Verwaltung eines Projekts von Anfang bis Ende unterstützen. Ein WFMS definiert und erzeugt die Workflows und verwaltet deren Ausführung mit Hilfe von Workflow-Anwendungen.

Das WFMS ist in der Lage, die Prozessdefinitionen zu interpretieren, mit den Teilnehmern zu kommunizieren und - wenn nötig - andere Anwendungen aufzurufen. Durch das WFMS soll die Durchlaufzeiten der Vorgänge durch das Unternehmen verkürzt werden. Die Sachbearbeiter sollen einen schnelleren Zugriff auf bereits bearbeitete Vorgänge erhalten, um Rückfragen des Kunden schneller beantworten zu können. Informationen, die bislang auf Papier ausgetauscht wurden, werden im WFMS elektronisch versendet, bearbeitet und archiviert.