Unternehmen machen verstärkt von der Möglichkeit Gebrauch, Rechnungen auf elektronischem Wege zu übermitteln ("Electronic Invoicing" oder "Electronic Billing"). Der Einsatz der neuen Übermittlungswege birgt aber neben den betriebswirtschaftlichen Vorteilen auch mögliche Risiken.
Vorteile und Risiken für Unternehmen
Die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand birgt für Unternehmen vieler Branchen ein erhebliche Kosten- und Effizienzvorteile, insbesondere, wenn täglich eine große Anzahl von Rechnungen ausgestellt und versendet werden muss. Weitere Kostensenkungen können durch eine medienbruchfreie Einbindung in bestehende IT-gestützte Geschäftsprozesse erzielt werden. Dabei stellt jedoch die Finanzverwaltung bzw. die Steuergesetzgebung spezielle und z.T. hohe Anforderungen an einen ordnungsgemäßen elektronischen Rechnungsprozess. Kann die Erfüllung der Anforderungen, etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung, nicht zweifelsfrei nachgewiesen werden, so besteht insbesondere für den Rechnungsempfänger das Risiko, den Vorsteuerabzug zu verlieren.
Unabhängig vom Übermittlungsweg (E-Mail, FTP, EDI oder Fax) sind nach geltender Rechtslage die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Rechnungen zu gewährleisten (§ 14 UStG). Erreicht werden kann dies insbesondere durch den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur. Zudem müssen aber auch spezielle Vorschriften in Bezug auf die Aufbewahrung und Prüfbarkeit der elektronisch übermittelten Rechnungen beachtet werden.
Auslagerung des Prozesses
Die derzeitigen rechtlichen und organisatorischen Hürden beim elektronischen Rechnungsprozess führen dazu, dass ein großer Teil der Unternehmen von der Möglichkeit Gebrauch macht, elektronische Rechnungen von externen Dienstleistern erstellen und an die Kunden versenden oder die von Kunden empfangenen Rechnungen verifizieren zu lassen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass nicht jedes Dienstleistungsmodell ist aus umsatzsteuerlicher Sicht geeignet ist und möglicherweise Haftungs- oder Steuerrisiken birgt.
Unterstützung durch IT AUDIT
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Unser Servicespektrum umfasst schwerpunktmäßig:
Unabhängig davon, ob Sie das Verfahren selbst einsetzen, einen Dienstleister in Anspruch nehmen oder selbst Dienstleister fungieren analysieren wir mit Ihnen zusammen die einzelnen Prozessschritte und richten sie an den aktuellen gesetzlichen und rechtlichen Gegebenheiten aus. Dabei sehen wir uns als Partner, der nach optimalen Lösungen sucht und als Ideengeber für zukünftige Entwicklungen. Für Sie bedeutet das wiederum Rechtssicherheit und Risikominimierung beim elektronischen Rechnungsversand.